Паспорт каталогу – документ, у якому фіксуються основні   характеристики як традиційного карткового, так і електронного бібліотечного каталогу. П. к. є статистичною обліковою формою для каталогу та невід’ємним складником комплекту документації на нього.

У П. к. послідовно відображуються всі основні характеристики каталогу: фонди бібліотеки в цілому або окремого фонду чи підфонду за певною ознакою, спосіб групування бібліографічних записів, галузева спрямованість фонду, його хронологічні межі та ін. Наприкінці кожного року до П. к. вносяться усі зміни, які відбулися у каталозі протягом календарного року – статистичні дані, що стосуються поповнення каталогу чи вилучень з нього, а також інформація про його редагування.

Ведення П. к. (паспортизація) дозволяє аналізувати стан системи каталогів бібліотеки і ступінь відповідності конкретних каталогів вимогам до їх ведення, визначати статистичні показники динаміки їх наповнення тощо. П. к. є необхідним і при корпоративому каталогізуванні.

 Паспорт (застосовується також термін «паспорт-характеристика») оформлюється окремо на кожний каталог чи картотеку, що входить як окрема облікова одиниця (назва) до системи каталогів/картотек бібліотеки. Ця робота покладається на працівника, безпосередньо відповідального за ведення каталогу/картотеки. Всі відомості заносяться до паспорта у повній формі, без скорочень, розбірливим почерком або шляхом друкування.

Для паспортизації бібліотечних каталогів бібліотеками – методичними та координаційними центрами для мереж публічних, наукових, спеціалізованих та інших бібліотек розроблені уніфіковані форми (бланки). Ці форми відомі в різних варіантах, але всі вони містять низку пунктів, як-от:

1. Повна назва каталогу/картотеки.
2. Дата створення каталогу/картотеки.
3. Хронологічні межі (якщо каталог/картотеку законсервовано, поповнення припинено, потрібно вказувати крайні дати («з … по … рр.)») .
4. Обсяг каталогу/картотеки – точна кількість карток/бібліографічних записів станом на 1 січня року, що передував паспортизації.
5. Відображення фондів бібліотеки у конкретному каталозі.
6. Відображення видів документів: книги, брошури, журнали, видання, що продовжуються, нотні видання, образотворчі видання, нормативно-технічні видання, документи на електронних носіях та ін.
7. Внутрішнє оформлення (каталожні роздільники, їх види, затверджені форми, розміри, колір), зовнішнє оформлення (нумерація шухлядок, оформлення етикеток, колір етикеток), розстановка карток (терміни і періодичність розстановки).
8. Допоміжний апарат (наприклад, алфавітно-предметний покажчик до систематичного каталогу).
9. Характер каталогу/картотеки (постійний, тимчасовий).
10.  Призначення каталогу/картотеки (читацький, службовий).
11.  Зміст каталогу/картотеки (тематика).
12.  Каталог/картотека вміщує бібліографічні записи на документи, видані … мовами.
13.  Спосіб групування в каталозі/картотеці (абетковий, систематичний, інший).
14.  Місце розташування (топографічна адреса в системі каталогів/картотек).
15.  Відомості про чинні документи, що унормовують організацію та ведення каталогу/картотеки (паспорт, положення, інструкції), із зазначенням дат їх затвердження.
16.  Прізвище та ініціали особи (каталогізатора), відповідальної за ведення паспорта каталогу/картотеки (заповнення паспорта працівник засвідчує власноручним підписом і зазначає дату).
17.  Щорічні доповнення і уточнення (вносяться відомості про редагування, дані про зміни обсягу каталогу/картотеки та інші уточнення).

Електронний каталог (ЕК) та бази даних (БД) також підлягають паспортизації. Примірна структура такого паспорта має певні відмінності у порівнянні із П. к. на традиційні карткові каталоги, оскільки містить пункти, необхідні для розкриття  технічних характеристик ЕК/БД:

1. Повна назва ЕК/БД.
2. Рік створення (започаткування).
3. Хронологічні межі.
4. Відомості про застосоване програмне забезпечення.
5. Мова інтерфейсу (українська, російська, англійська).
6. Мова ведення ЕК/БД (українська, російська, інша).
7. Види відображених документів.
8. Тематика ЕК/БД (універсальна, галузева).
9. Тип інформації (бібліографічні записи).
10.  Характер функціонування ЕК/БД (постійний, працює в режимі реального часу).
11.  Пошукові можливості.
12. Засоби лінгвістичного забезпечення (комунікативний формат, класифікаційні індекси, предметні рубрики, ключові слова).
13.  Кількість записів станом на 1 січня поточного року.
14.  Доступ до  ЕК/БД (через Інтернет з веб-сайту бібліотеки).
15.  Відповідальність за ведення та збереженість інформації  ЕК/БД.

У П. к. також зазначаються види інформаційних послуг, які надаються бібліотекою на основі ЕК.

На підставі відомостей, внесених в П. к., можливе укладання фактографічної картотеки і/або довідника по каталогам і картотекам окремих бібліотек чи мережі бібліотеки.

Приклади паспортів БД: 

Паспорт електронного каталогу НТБ КПІ ім. Ігоря Сікорського

Паспорт електронного каталогу Наукової бібліотеки  Національного університету "Києво-Могилянська академія"

Паспорт-характеристика бази даних «Періодика» Державної науково-педагогічної бібліотеки України імені В. О. Сухомлинського 

Паспорт-характеристика бази даних «Книги» електронного каталогу Державної науково-педагогічної бібліотеки України імені В. О. Сухомлинського 

Паспорт-характеристика ЕК Чернігівської ОУНБ

Каталоги и картотеки централизованной библиотечной системы : практ. пособие. – Москва : Книга, 1985. – 128 с.;

Сукиасян Э. Р. Паспортизация каталогов и картотек / Э. Сукиасян // Библиотека. – 2001. – № 8. – С. 51–54;

Сукиасян Э. Р. Каталоги получили паспорта: что дальше? / Э. Сукиасян // Библиотека. – 2003. – № 7.– С. 10–12.

Традиційні каталоги наукових бібліотек освітянської галузі : організація, ведення й редагування : метод. рек. / Лобановська І. Г., Гаврилюк Р. П., Помчалова О. Г. та ін.; за заг. ред. Лобановської І. Г.; АПН України. ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського. – Київ, 2006. –166 с. – Із змісту: Паспорт каталогу (картотеки). – С. 128–131; Методичні рекомендації до заповнення «Паспорта каталогу». – С. 132–134;

Коваленко С. Розкриття змісту інформаційного ресурсу Державної науково-педагогічної бібліотеки України імені В. О. Сухомлинського через паспортизацію електронного каталогу / С. Коваленко // Наукові праці Національної бібліотеки України ім. В. І. Вернадського. – 2010. – Вип. 28. – C. 182–190;

Організація бібліотечних фондів для дітей : методичні рекомендації, поради / Закарпат. обл. б-ка для дітей та юнацтва; уклад. А. В. Вайда, І. М. Палаташ; відп. за вип. В. Д. Чіка. – Ужгород, 2012. – Вип. 3. – 44 с. – Із змісту: Паспорт на абетковий каталог – С. 36–37; Паспорт на систематичний каталог для учнів 5–9 класів. – С. 37–39.

­———————————————

Проект "Примірного положення про систему каталогів і картотек бібліотек державної та комунальної форм власності"

Иванова И. В. Паспортизация каталогов и баз данных