Обмінний фонд – фонд, який призначений для обміну, перерозподілу, безкоштовного передання документів бібліотекам, установам, організаціям та реалізації населенню.

Правового статусу обмінні фонди набули у 1959 р. з прийняттям спеціальної постанови уряду СРСР “Про використання книжкових фондів бібліотек”, за якою міністерствам, відомствам та іншим організаціям було надано право безкоштовно передавати літературу із фондів одних бібліотек іншим, незалежно від їх відомчого підпорядкування. Відтоді зайві дублетні і непрофільні документи стали перерозподілятися через обмінно-резервні фонди бібліотек, що дозволило зберегти для соціуму величезні масиви видань, які з тих чи інших причин не використовувалися в одних бібліотеках, але були потрібні в інших.

Право на документообмін між бібліотеками було підтверджено і з набуттям Україною незалежності – Законом України “Про бібліотеки і бібліотечну справу”. У статті 4 зазначається, що держава стимулює взаємовикористання бібліотечних ресурсів, зокрема через систему обмінних бібліотечних фондів. Відповідно до статті 18 цього Закону, “документи, що не входять до Державного реєстру національного культурного надбання України, можуть бути передані безкоштовно із фондів одних бібліотек іншим або реалізовані”. Відповідно до зазначеного Закону України було розроблено і затверджено наказом Міністерства культури і туризму України від 23 березня 2005 р. за № 152 інструкцію “Про організацію та порядок обміну, перерозподілу і розповсюдження документів серед бібліотек України через систему обмінних фондів”, що зареєстрована в Міністерстві юстиції України 30 березня 2005 р. за № 347/10627. Інструкція регламентує роботу з організації О. ф., його формування, обліку, зберігання, вилучення та реалізації документів.

Управління О. ф. здійснює відповідний структурний підрозділ бібліотеки – відділ, сектор, група.

Структурні підрозділи, що організовують роботу з О. ф., створюються при національних, державних, республіканських (Автономної Республіки Крим), обласних, міських, районних центральних бібліотеках централізованих бібліотечних систем, спеціальних (академій наук, науково-дослідних інститутів, навчальних закладів, підприємств, установ, організацій) бібліотеках і у своїй сукупності утворюють систему обмінних фондів бібліотек України.

Основними завданнями О. ф. бібліотек України є:

- сприяння раціональному використанню бібліотечних ресурсів держави;

- сприяння формуванню, доукомплектуванню та поліпшенню якісного складу діючих фондів бібліотек країни;

- участь у міжнародному співробітництві у сфері зміцнення культурних зв'язків з українцями, що проживають за межами держави.

О. ф. відокремлений від основного фонду, на баланс бібліотеки-фондоутримувача не береться та не використовується для обслуговування читачів.

Основним документом обліку О. ф. є книга сумарного обліку обмінного фонду. Інвентарна книга на документи О. ф. не ведеться.

О. ф. формується з дублетних, непрофільних і маловикористовуваних документів, вилучених з основного фонду бібліотеки-фондоутримувача, та документів, отриманих з інших бібліотек, видань самої бібліотеки (установи), призначених для обміну, документів, отриманих у дарунок від приватних осіб, установ, організацій, зокрема й тих, що надходять в Україну з-за кордону, спеціально закуплених або одержаних іншим шляхом документів для обміну.

В Україні обмінні фонди бібліотек виконують такі функції:

• обмін документами з іншими бібліотеками;
• перерозподіл документів між бібліотеками;
• доукомплектування наявних фондів своїх бібліотек;
• взаємодію в реалізації державних і регіональних програм розповсюдження документів серед бібліотек;
• переданні літератури з благодійною метою громадським організаціям та установам;
• допомогу у формуванні фондів української книги українцям, що проживають за межами держави;
• реалізацію ( продаж) документів бібліотекам і населенню.

З метою інформування про наявні в О. ф. документи бібліотеки використовують:

- інформаційні бібліографічні списки, картотеки;

- зведені бібліографічні каталоги (бази даних) документів, які створюються національними, державними, центральними бібліотеками централізованих бібліотечних систем на основі відомостей, одержаних від бібліотек своїх регіонів.

Термін зберігання документів в О. ф. визначається самою бібліотекою і обмежується певними хронологічними рамками. О. ф. систематично переглядається і звільняється від застарілих за змістом, ветхих та зіпсованих  документів. Документи, що не підлягають перерозподілу та реалізації, списуються з фонду та здаються в макулатуру.

Документи з О. ф., які не було передано до основних фондів бібліотеки, не було відібрано або замовлено за інформаційними списками іншими бібліотеками, можуть бути реалізовані згідно з чинним законодавством.

Роботу бібліотек з обміну та розповсюдження документів очолюють методичні та координаційні центри, якими є центральні бібліотеки відповідних територій: національні та державні бібліотеки, обласні універсальні наукові бібліотеки, міські публічні бібліотеки або центральні бібліотеки міської централізованої бібліотечної системи, районні бібліотеки або центральні бібліотеки районної централізованої бібліотечної системи.

Головним методичним та координаційним центром з питань обміну та розповсюдження документів в Україні є Національна бібліотека України імені Ярослава Мудрого. Бібліотеки щорічно звітують про роботу О. ф. перед своїм методичним та координаційним центром, який в свою чергу аналізує стан діяльності обмінних фондів та надає методичну і практичну допомогу бібліотекам.  

Закон України “Про бібліотеки і бібліотечну справу”

Інструкція “Про організацію та порядок обміну, перерозподілу і розповсюдження документів серед бібліотек України через систему обмінних фондів” затверджено наказом Міністерства культури і туризму України від 23 березня 2005 р. за № 152.