Електронна система моніторингу базової мережі публічних бібліотек України (ЕСМаР, ecmap.nplu.org) – база даних, що містить статистичну інформацію про кожну публічну бібліотеку відповідного регіону України та ґрунтується на основі звітності за формою № 6-НК «Звіт про діяльність державних, публічних бібліотек, централізованих бібліотечних систем (ЦБС), що віднесені до сфери управління Міністерства культури і туризму України», затвердженою наказом Міністерства від 05.12.2007 № 75. ЕСМаР уможливлює здійснення щорічного моніторингу рівня організації та умов функціонування базової мережі публічних бібліотек України.

ЕСМаР – спільний проект, реалізований Міністерством культури та інформаційної політики України, Національною бібліотекою України імені Ярослава Мудрого та за сприяння програми «Бібліоміст» IREX (Ради міжнародних наукових досліджень та обмінів).

Система моніторингу розроблена відповідно до ст. 24 Закону України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» (1995), ст. 22 Закону України «Про культуру» (2010), постанови Кабінету Міністрів України від 24.10.2012 № 984 «Про затвердження Порядку формування базової мережі закладів культури», п. 4 Положення про Міністерство культури України, затвердженого Указом Президента України від 06.04.2011 № 388.

Створення ЕСМаР розпочалося відповідно до наказу Міністерства культури України від 02.10 2015 р. № 780 «Про впровадження Електронного моніторингу базової мережі публічних бібліотек» (зі змінами). Тестову версію було презентовано на V Всеукраїнській школі методиста «Реформування публічних бібліотек: регіональні методичні служби у пошуках оптимальних шляхів» (листопад, 2015 р.).

ЕСМаР передбачає систематичне збирання, опрацювання, зберігання та аналізування даних, які подаються публічними бібліотеками України. Статистична інформація від них надходить у режимі онлайн, зберігається на окремому сервері та доступна для користувачів Системи з будь-якого комп’ютера, під’єднаного до інтернету.

Переваги ЕСМаР:

• оперативність у збиранні та опрацюванні статистичних показників;

• швидкий доступ до повної інформації про кожну бібліотеку;

• уможливлення різнобічного аналізу;

• спроможність контролювати процес заповнення звітів;

• надійність розрахунків і зменшення ймовірності механічних помилок;

• зручна та проста форма подання статистичних відомостей;

• персоніфікована відповідальність за достовірність та своєчасність подання статистичних відомостей.

ЕСМаР складається з двох частин – адресної та звітної. В адресній визначено фільтри, за якими можливий пошук інформації щодо будь-якої публічної бібліотеки України. Такими фільтрами є регіон, район (місто), населений пункт, назва бібліотеки, її вид за значенням (національна, державна, обласна, міська, селищна, сільська) або призначенням (загальнодоступна, у тому числі спеціалізована для дітей, юнацтва), повна поштова адреса тощо. ЕСМаР дає змогу додавати відомості про новостворені бібліотеки.

У разі, коли протягом звітного року бібліотека з тих чи інших причин не працювала, в Системі їй надається статус «не працює».

Звітна частина складається зі статистичних звітів усіх бібліотек за певні звітні періоди. Звітним періодом для публічних бібліотек в ЕСМаР є календарний рік. Перелік показників звіту сформовано на основі даних, передбачених формою державної статистичної звітності № 6-НК, та розширено відповідно до переліку сучасних послуг публічних бібліотек. Для зменшення ризику внесення хибних показників прописано їх математичні та логічні залежності.

У разі некоректного внесення показників Система видає інформацію про помилку з правилом опису формули показника. Збереження звіту, в якому є помилки, – неможливе.

До базових показників форми № 6-НК додано низку нових показників.

Задля об’єктивної характеристики умов комфортності обслуговування користувачів у бібліотеках в ЕСМаР додано такі показники, як наявність або відсутність опалення та освітлення приміщень, потреба в капітальному чи поточному ремонтах. Одними з чинників для об’єктивної оцінки роботи бібліотечних закладів є показники «бібліотека працює … годин на тиждень» та «кількість годин, фактично відпрацьованих бібліотекою протягом року». Рівень фізичної доступності книгозбірні відображають показники «наявність бібліобуса», «кількість приміщень, обладнаних пандусом, підйомником» тощо. Для розкриття можливостей бібліотек з обслуговування людей з проблемами зору введено показник, що стосується наявності комп’ютерів з тифлообладнанням і спеціалізованим програмним устаткуванням для незрячих та слабозорих. Спектр сучасних послуг для користувачів за допомогою технічних засобів відображають такі показники, як наявність планшетів, електронних пристроїв для читання, комп’ютерів з доступом до інтернету для користувачів, інтерактивних дощок для навчання, Wi-Fi тощо.

В ЕСМаР закладено властивості мобільності та гнучкості, її статистичні показники в разі потреби можна гармонізувати відповідно до вимог часу та змін у формах державної статистичної звітності.

Завдяки певним фільтрам в обох частинах ЕСМаР передбачена можливість виокремити і проаналізувати будь які групи бібліотек.

Для бібліотек, що не мають доступу до інтернету, створено офлайн-додаток звіту, який можна підвантажити в Систему з будь-якого гаджета з доступом до інтернету.

ЕСМаР має п’ять рівнів доступу:

• рівень 1 – бібліотеки-філії ЦБС, сільські / селищні / міські самостійні бібліотеки;

• рівень 2 – районні  бібліотеки, центральні міські, головні бібліотеки ОТГ, відділи культури;

• рівень 3.1 – обласні бібліотеки для дітей (ОБД) та обласні бібліотеки для юнацтва (ОБЮ);

• рівень 3 – обласні універсальні наукові бібліотеки (ОУНБ), обласні держадміністрації;

• рівень 4.1 – Національна історична бібліотека України, Одеська національна наукова бібліотека, Харківська державна наукова бібліотека імені В. Г. Короленка;
• рівень 4.2 – Національна бібліотека України для дітей та Державна бібліотека України для юнацтва;

• рівень 4 – Національна бібліотека України імені Ярослава Мудрого (НБУ ім. Ярослава Мудрого);

• рівень 5 – Міністерство культури та інформаційної політики України.

Можливі два варіанти користування ЕСМаР – на рівні переглядача та на рівні користувача. Переглядач має право тільки переглядати звіти і користуватися даними без внесення змін. Користувач є представником бібліотеки, має власний логін і пароль, саме він заповнює річний звіт свого закладу і несе персональну відповідальність за введення достовірних показників у Систему.

Основні можливості користувачів сервісу:

• створення, заповнення, надсилання звітів;

• побудова, перегляд та експорт до Excel звітів і таблиць для аналізу даних;

• уможливлення редагування даних звітів;

• масове розсилання листів до бібліотек і користувачів Системи;

• створення, редагування даних карток користувачів Системи, бібліотек, географічних одиниць, звітних періодів.

Користування ЕСМаР потребує базових навичок роботи з програмою Excel. Дані, експортовані в Excel, можна порівнювати, визначати тенденції, будувати графіки та діаграми для зручного представлення діяльності бібліотек різним аудиторіям.

Для кожного користувача, залежно від делегованого рівня його доступу в ЕСМаР передбачено певний перелік можливостей.

Користувачу рівня 1 доступний звіт лише своєї бібліотеки (сільської / селищної / міської – самостійної або філії ЦБС); користувач має змогу його заповнювати, редагувати, подавати на наступний рівень, експортувати статистичні дані до Excel для аналізування.

Користувачу рівня 2 (районні / міські бібліотеки, головні бібліотеки ОТГ або відділи культури) для заповнення доступний звіт своєї бібліотеки, для перегляду та перевірки – звіти бібліотек, які їй підпорядковані;

Користувачу рівня 3.1 (ОБЮ та ОБД) доступний для заповнення звіт своєї бібліотеки, для перегляду – звіти бібліотек свого регіону відповідного призначення.

Користувачу рівня 3 (ОУНБ або обласні держадміністрації) доступний для заповнення звіт своєї бібліотеки, для перегляду та перевірки – звіти всіх публічних бібліотек свого регіону.

Користувачам рівня 4.1 доступні для заповнення звіти своїх бібліотек; рівня 4.2 – додатково для перегляду та перевірки звіти публічних бібліотек України відповідного призначення, тобто для дітей та юнацтва.

Користувачам рівня 4 (НБУ ім. Ярослава Мудрого, яка є адміністратором Системи), доступний для заповнення звіт своєї бібліотеки, для перегляду та перевірки звіти усіх публічних бібліотек України.

НБУ ім. Ярослава Мудрого відкриває та закриває звітні періоди; приймає звіти всіх публічних бібліотек країни; додає до Системи новоутворені бібліотеки; надає статус «не працює» закритим бібліотекам або таким, що не працюють; додає нові показники, прописує їх логічні та математичні залежності тощо.

Користувачу рівня 5 (Міністерство культури та інформаційної політики України) доступні для перегляду звіти всіх публічних бібліотек країни.

Рівні 4, 4.1, 4.2 є загальнодержавними, рівень 5 – національним.

ЕСМаР дає змогу забезпечити прозорість статистичної інформації щодо всіх публічних бібліотек України для державних органів влади та бібліотечних фахівців.

НБУ ім. Ярослава Мудрого щороку видає статистичний збірник «Бібліотечна Україна в цифрах», що укладається на основі ЕСМаР і адресований широкому загалу.

Лахно О. Електронна система моніторингу базової мережі публічних бібліотек України / О. Лахно // Збірник матеріалів V Всеукраїнської школи методиста «Реформування публічних бібліотек: регіональні методичні служби у пошуках оптимальних шляхів» [9–13 листоп. 2015 р.] / М-во культури України, Нац. парлам. б-ка України. – Київ, 2016.

Кравченко С. Електронна система моніторингу базової мережі публічних бібліотек: попередні підсумки роботи / С. Кравченко // Бібл. планета. – 2017. – № 1. – С. 28–31.

Лахно О. П. Електронна система моніторингу базової мережі публічних бібліотек України ЕСМаР: новий рівень статистичної звітності / О. П. Лахно // Бібліотека і книга в контексті часу : зб. матеріалів X Всеукр. наук.-практ. конф. Тема року: «Бібліотеки України в контексті євроінтеграційних процесів» / М-во культури України, Нац. б-ка України ім. Ярослава Мудрого ; уклад. О. Зозуля.  – Київ, 2017. – С. 77–79.

Лахно О. Публічні бібліотеки об’єднаних територіальних громад в ЕСМаР / О. Лахно // Методична служба: індикатор та імпульс інноваційної культури в умовах децентралізації : матеріали VI Всеукр. шк. методиста, 27–30 листоп. 2017 р. / М-во культури України, Нац. б-ка України ім. Ярослава Мудрого ; уклад. Т. Богуш. –   Київ, 2018. – С. 35–37.

Лахно О. Публічні бібліотеки ОТГ: реальний стан та тенденції розвитку (за даними ЕСМаР) / О. Лахно // Сучасна публічна бібліотека: виклики, можливості, досягнення : матеріали VIІ Всеукр. шк. методиста, 7–11 жовт. 2019 р. / М-во культури України, Нац. б-ка України ім. Ярослава Мудрого ; уклад.: Т. Богуш, Н. Прокопенко. – Київ, 2019. – С. 4–10.